Perubahan Sama Pentingnya dengan Penerapan Perubahan itu Sendiri 

Tidak peduli betapa pentingnya perubahan dalam salah satu kebijakan sebuah perusahaan, bagaimana menerapkan proses baru sangat penting agar dapat diterima oleh karyawan. Sangat penting agar karyawan tidak merasa sesuatu yang sedang dilakukan kepada mereka bahwa mereka sama sekali tidak memiliki pilihan tentang menjalani sebuah perubahan. Bagaimana membuat pengumuman dan jadwal perubahan memiliki banyak hubungannya dengan bagaimana hal itu akan diterima dan dijalankan oleh karyawan. Perlu diketahui juga, bahwa orang-orang cenderung tidak nyaman dengan perubahan, bahkan ketika itu mungkin untuk keuntungan mereka sendiri. Perusahaan mungkin ingin menerapkan kebijakan baru dengan cara yang akan membuat perubahan semudah mungkin.
Membuat perubahan yang tidak diinginkan dapat mengakibatkan komitmen yang rendah di antara karyawan, penurunan produktivitas dan bahkan omset yang tidak perlu. Kunci utama adalah komunikasi dan waktu. Berkomunikasi dengan setiap karyawan yang terkena dampak sehingga mereka dapat memahami apa yang dilakukan, mengapa melakukannya, dan apa dampaknya pada diri mereka secara pribadi dan perusahaan secara keseluruhan.
Kemudian, ketika kebijakan baru diterapkan, memungkinkan cukup waktu bagi orang-orang untuk membiasakan diri pada apa pun yang akan berbeda Selama masa transisi, mendorong karyawan untuk memberikan umpan balik dan waspada terhadap tanda-tanda masalah seperti setiap pergeseran sikap, mungkin meningkat dalam ketidakhadiran atau sinyal lain bahwa karyawan tidak puas. Tentu saja akan lebih mudah untuk membuat keputusan sendiri dan mengumumkannya tanpa diskusi. Tetapi pendekatan yang lebih cenderung menghasilkan karyawan yang tidak puas dan merasa seperti bukan bagian dari tim. Masukan dari karyawan membantu menciptakan kuat, kebijakan yang lebih efektif.
 

http://achmadyanu.com/?p=248

 

Komunikasi untuk Menghasilkan Karya-Karya Terbaik

Memunculkan karya terbaik dari karyawan merupakan tanda dari seorang pemimpin yang efektif. Namun secara efektif mengkomunikasikan apa sebenarnya yang diharapkan seorang pemimpin kepada karyaman bisa menjadi sulit. Gambaran yang tidak jelas dari harapan pemimpin menyebabkan proses yang tidak efisien dan kinerja di bawah standar. Karyawan bisa menjadi frustasi karena pekerjaan mereka dianggap tidak dihargai yang pada akhirnya membuat perusahaan tidak memiliki kinerja yang memuaskan. Terdapat beberapa cara untuk mengkomunikasikan secara jelas dan efektif dari harapan pemimpin kepada karyawan, yaitu sebagai berikut:

1. Memperkuat target-target perusahaan. Seperti percakapan apa pun, pemimpin harus menggunakan bahasa yang sederhana dan langsung ketika mengkomunikasikan target-target tersebut. Kunci komunikasi yang efektif adalah kesederhanaan dan pengulangan pesan. Mendengar harapan itu sebanyak satu kali tidak akan membuat karyawan meresapi komunikasi.
2. Jelaskan siapa, apa dan bagaimana. Untuk mengkomunikasikan ekspektasi yang jelas dalam lingkungan yang terus berubah, pastikan bahwa karyawan selalu tahu apa yang ingin dicapai perusahaan, bagaimana rencana untuk sampai ke sana, dan siapa yang akan melakukan apa untuk mencapai hasil tersebut. Kebanyakan kegagalan dapat dikaitkan dengan kesenjangan dalam kejelasan tentang salah satu dari tiga komponen tersebut.
3. Perhatikan lingkungan kerja yang berkomunikasi dengan karyawan. Agar karyawan dapat memenuhi harapan, lingkungan kerja harus mendukung perilaku yang diharapkan. Setiap unsur budaya harus dapat memperkuat perilaku yang diharapkan untuk karyawan. Jika ekspektasi berlawanan dengan lingkungan, karyawan tidak akan dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan perusahaan.
4. Ekspektasi yang efektif didukung oleh sistem penghargaan, serta struktur dan proses perusahaan. Misalnya, jika perusahaan mengharapkan karyawan untuk mengambil risiko, maka perusahaan perlu untuk memberikan penghargaan dan membentuk alur kerja yang memungkinkan untuk terjadinya kegagalan dari berbagai eksperimen yang dilakukan karyawan.
5. Memahami kepentingan pribadi dalam diri karyawan. Karyawan pada dasarnnya datang ke tempat kerja dengan keinginan dan kebutuhan mereka sendiri, sehingga untuk mengenal setiap orang secara individual membantu perusahaan memastikan bahwa mereka memahami harapan perusahaan dan merasa termotivasi untuk bertemu dengan mereka. Dengan benar-benar memahami apa yang membuat mereka tergerak, apa yang memberi mereka energi dan tantangan apa yang mereka hadapi, seorang pemimpin dapat lebih efektif mendorong kinerja dan terjadinya perubahan perilaku. Luangkan waktu untuk membangun hubungan emosional dengan setiap karyawan yang dikelola. Tanyakan apa yang mereka perjuangkan, apa yang dituju dari menjalankan pekerjaan mereka dan apa yang mereka bergairah tentang pekerjaan yang dilakukan. Mengetahui apa yang memotivasi mereka akan membantu perusahaan membingkai harapan perusahaan dengan cara yang sesuai dengan tujuan karir mereka.

Kebutuhan yang tidak terpenuhi merupakan dasar utama bagi seseorang yang melakukan aktivitas pekerjaannya. Kebutuhan itu sendiri dipandang sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Kebutuhan yang tidak terpenuhi menyebabkan orang mencari jalan untuk memenuhi kebutuhan itu. Rasa tidak senang dan ketegangan muncul ketika kebutuhan itu tidak terpenuhi. Oleh karena itu seseorang akan memilih suatu tindakan tertentu untuk mengurangi ketegangan dan tekanan-tekanan, sehingga timbul perilaku yang mengarah pada pencapaian tujuan.
 

http://achmadyanu.com/?p=250

 

Kerjasama dan Koordinasi

Koordinasi adalah salah satu fungsi penting dalam aktifitas manajemen karena koordinasi merupakan penyelaras semua aktifitas dan usaha, maka dapat disimpulkan bahwa setiap fungsi manajemen yang lain juga membutuhkan suatu pengkoordinasian. Koordinasi adalah proses penyatuan tujuan-tujuan perusahaan dan kegiatan pada tingkat satuan yang terpisah dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Koordinasi dibutuhkan sekali oleh para karyawannya, sebab tanpa ini setiap karyawan tidak mempunyai pegangan mana yang harus diikuti, yang akhirnya akan merugikan organisasi itu sendiri. Untuk melihat kemampuan seorang manajer dalam memimpin dan melakukan koordinasi dilihat dari besar kecilnya jumlah bawahan yang ada dalam tanggung jawabnya, yang dikenal sebagai rentang manajemen. Dengan organisasi diharapkan keharmonisan dan keselarasan seluruh kegiatan dapat mencapai tujuan yang diharapkan, sehingga beban tiap bagian menjadi serasi, selaras dan seimbang.
Kebutuhan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat ketergantungan tiap satuan pelaksanaan. Koordinasi sangat dibutuhkan pada saat pekerjaan yang insidentil dan tidak rutin serta pekerjaan yang tidak direncanakan terlebih dahulu. Terdapat tiga tipe saling ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu sebagai berikut:

• Ketergantungan yang menyatu (pooled interdependence): Dimana tiap kegiatan departemen dan fungsional tergantung pada pelaksanaan kerja tiap satuan.
• Ketergantungan yang berurutan (sequential interdependence): Dimana pekerjaan dari tiap departemen atau fungsional tergantung dari penyelesaian pekerjaan departemen lain sebelum satuan lain dapat bekerja.
• Ketergantungan timbale balik (reciprocal interdependence): Merupakan hubungan member dan menerima antar satuan organisasi.

http://achmadyanu.com/?p=253#comment-62

Koordinasi yang Efektif

Koordinasi dan hubungan kerja merupakan faktor dominan di dalam kehidupan organisasi. Oleh sebab itu koordinasi dan hubungan kerja harus secara terus menerus selalu ditingkatkan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara optimal. Sebagaimana diketahui bahwa setiap individu-individu dan organisasi memiliki tujuan. Untuk mencapai tujuannya orang-orang atau bagian-bagian yang tergabung di dalam organisasi dan pihak -pihak yang terkait dengan pencapaian tujuan, melakukan koordinasi dan hubungan kerja. Dalam era globalisasi dimana kepentingan individu dan juga organisasi semakin kompleks, sehingga tidak satupun unit kerja atau organisasi yang dapat mencapai tujuan tanpa melakukan koordinasi dan hubungan kerja dengan unit kerja yang lain.
Kegiatan koordinasi dan hubungan kerja dalam organisasi merupakan bagian integral. Manusia sebagai salah satu sumber daya organisasi, sering ditunjuk sebagai faktor utama jika terjadi suatu kegagalan dalam pencapaian tujuan organisasi. Begitu banyak alasan yang bisa dipakai justifikasi terhadap upaya peningkatan peran sumber daya manusia dalam organisasi seperti mengubah manusia, walaupun hal tersebut tidak semudah mengubah tata ruangan kantor, karena manusia mempunyai keinginan-keinginan sebagaimana mahluk hidup yang punya kewajaran.
Kegiatan koordinsi dan hubungan kerja dalam organisasi merupakan bagian integral dan komperehensif dalam mencapai tujuan organisasi. Hubungan kerja antara bagian atau antara orang-orang yang tergabung dalam organisasi menjadi hal yang sangat penting. Agar koordinasi dan hubungan kerja dapaat dilaksanakansecara optimal dan memperhatikan aspirasi dari bawah. Dan dapat menciptakan bentuk yang memadai dengan memperhatikan indikatornya. Pada prinsipnya koordinasi harus didukung semua pihak baik atasan maupun bawahan. Koordinasi juga harus dimulai sejak perumusan awal sampai tujuan organisasi dapat tercapai.

http://achmadyanu.com/?p=255#comment-61